ICS Center

QUY TẮC ỨNG XỬ

ICS tin tưởng rằng lòng tin với các bên liên quan và đối tác mà ICS làm việc cùng là tài sản lớn nhất của tổ chức. Các quy tắc ứng xử dưới đây giúp hướng dẫn nhân viên ICS trong tương tác với các bên liên quan nhằm xây dựng sự tin cậy với họ cũng như thực hiện công việc một cách có trách nhiệm. 

Phạm vi: Những quy tắc này áp dụng với tất cả các nhân viên ICS. Nhóm quản lý của ICS chịu trách nhiệm giải thích và thực thi những quy định này.

Quy định này đưa ra khuôn khổ cho những gì mà ICS thấy là ứng xử có trách nhiệm trong những khía cạnh khác nhau nhưng không bao hàm tất cả. Mỗi nhân viên ICS cần luôn cố gắng suy xét, thận trọng và cân nhắc trong quá trình làm việc. Mỗi nhân viên sẽ được phát 1 bản sao của quy tắc này, liên tục thực hiện và theo dõi sự tuân thủ quy định này.

Mỗi thành viên là một đại sứ của ICS và là minh chứng cho những giá trị cốt lõi của ICS, cần áp dụng những quy tắc ứng xử để thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp và trách nhiệm. Điều này áp dụng đặc biệt trong các khía cạnh sau:

Gây Quỹ

 

Truyền Thông

 

Pháp Luật

 

Mối quan hệ với các bên liên quan

1. Mối quan hệ với các bên liên quan

Bên liên quan bao gồm đối tác, nhà tài trợ, người thụ hưởng, nhà cung cấp, mối quan hệ với đồng nghiệp và nhân viên. Mối quan hệ với các bên liên quan dựa trên nguyên tắc cơ bản là tránh thiên vị, những mâu thuẫn lợi ích và nhất quán.

Các nhân viên ICS không được giành các lợi thế cho bản thân họ hoặc những người liên quan một cách không chính đáng hoặc có thể gây tổn hại đến lợi ích của ICS.

Ví dụ về những thực hành có thể tạo mâu thuẫn lợi ích:

Dành nhiều ưu ái cho một tình nguyện viên trong một công việc và không tạo điều kiện cho người khác thử sức.

 

Nhờ  tình nguyện viên làm việc khác ngoài phạm vi công việc đã được thoả thuận với ICS.

 

Yêu cầu hoặc nhận hoa hồng cho việc mua bất kỳ dịch vụ hoặc sản phẩm nào.

 

Đưa lời khuyên có lợi cho đối tác thân thiết khi được tham vấn để ra các quyết định (trong vấn đề tuyển dụng, hợp đồng dịch vụ, cấp quỹ cho các nhóm, v.v.)

 

Lựa chọn gia đình hoặc bạn bè làm nhà cung cấp cho tổ chức của bạn mà không tiến hành thẩm định phù hợp (tính cạnh tranh về giá, năng lực, chất lượng và uy tín của họ) và/hoặc không phân tích kỹ những mâu thuẫn lợi ích có thể xảy ra.

 

Nhân viên ICS sử dụng nguồn lực và tài chính của tổ chức cho các hoạt động cá nhân (như làm việc riêng, nhận thù lao từ cơ quan và đơn vị tổ chức khi tham dự hội thảo, v.v.)

Cách ứng xử

Để tránh các mâu thuẫn thực tế và tiềm ẩn về lợi ích, nhân viên ICS không được tham gia hay tìm cách tác động đến bất kỳ quyết định nào trong bất cứ trường hợp nào dẫn đến mâu thuẫn lợi ích của mình hay của một người có quan hệ gần gũi.

Nếu một nhân viên phát hiện một trường hợp có mâu thuẫn lợi ích thực tế hay tiềm năng, người đó có trách nhiệm báo cáo hay tham khảo ý kiến quản lý. Các trường hợp mâu thuẫn không phải lúc nào cũng rõ ràng.

Ví dụ về thực hành tuân thủ đạo đức trong quan hệ với các bên liên quan:

Nghiên cứu giá cả của một dịch vụ/ sản phẩm từ ít nhất ba nhà cung cấp độc lập để xác định mức chi phí hợp lý cho dịch vụ/ sản phẩm. Lưu hồ sơ những bản báo giá nhận được và lý do đưa ra lựa chọn cuối cùng (đặc biệt nếu phương án rẻ nhất không được chọn).

 

Thu thập báo giá so sánh cho tất cả các khoản mua sắm lớn, và đảm bảo các quyết định và/hoặc hợp đồng mua sắm, và thanh toán, được ký bởi (i) một người có thẩm quyền đại diện cho tổ chức tham gia các giao dịch (ví dụ đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền, và (ii) được đóng dấu của tổ chức (nếu có).

 

Thường xuyên kiểm tra hoặc giám sát công việc của nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng và thay đổi nếu cần thiết.

 

Nghiên cứu chất lượng dịch vụ/ sản phẩm trước khi ký hợp đồng (ví dụ, kiểm tra với khách hàng cũ).

 

Cố gắng thương lượng chi phí của một dịch vụ/ sản phẩm. Những khoản chiết khấu được hưởng sẽ được khấu trừ trực tiếp cho NGO/ NPO.

TRUYỀN THÔNG XÃ HỘI

Mỗi nhân viên có nghĩa vụ chuyển giao thông tin một cách trung thực về công việc và đảm bảo uy tín của tổ chức không bị tổn hại.

Ví dụ về thực hành gây tổn hại tiếng tăm của tổ chức:

Đăng thông tin sai hay cố tình đăng thông tin sai về ICS.

 

Cá nhân phát ngôn đi ngược giá trị ICS.

 

Sự cố công nghệ dẫn đến thông tin sai về ICS.

Cách ứng xử

Bên cạnh việc rà soát quy trình truyền thông để đảm bảo sai sót thông tin ít nhất có thể, khi có những tình huống sự cố trên mạng xã hội, cần tìm hiểu nguyên nhân, họp bàn và ICS cần đưa ra phát ngôn chính thức cũng như truy cứu trách nhiệm phù hợp (dân sự, hình sự) hay ứng xử theo những quy tắc ứng xử liên quan đã có, bao gồm:

Ví dụ về thực hành có trách nhiệm trong truyền thông mạng xã hội:

Nội dung đăng tải trên mạng xã hội cần được quản lý trực tiếp duyệt trước khi đăng.

 

Chuyển giao thông tin chính xác và ngay lập tức sửa chữa nếu thấy mình có lỗi.

 

Lường trước và có trách nhiệm với chính mình.

 

Bảo vệ thông tin người thụ hưởng và không tiết lộ thông tin rộng rãi trên truyền thông khi không được sự cho phép của họ.